Circolare Aipa 28 dicembre 2001

Autorità per l’informatica nella Pubblica Amministrazione

Circolare n. AIPA/CR/38 del 28 dicembre 2001

il punto:

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E’ stata pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 2 del 3.1.2002 la circolare 28 dicembre 2001, n. AIPA/CR/38, inerente il monitoraggio dei contratti di grande rilievo.

L’articolo 13, comma 2, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, prevede infatti tra i compiti dell’Aipa il monitoraggio dei contratti per la progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa di sistemi informativi automatizzati, determinati come “contratti di grande rilievo”, e la possibilità da parte delle Amministrazioni di affidarne l’esecuzione a società specializzate, fra le quali quelle incluse in un apposito elenco predisposto dall’Autorità.

Ai sensi dell’art. 7 del D.Lvo 39/93 è compito dell’Aipa di verificare periodicamente, d’intesa con le amministrazioni interessate, i risultati conseguiti nelle singole amministrazioni, riguardo ai costi e benefici dei sistemi informativi automatizzati, anche mediante l’adozione di metriche di valutazione dell’efficacia, dell’efficienza e della qualità.

Con la nuova circolare vengono precisati compiti e responsabilità afferenti all’azione di monitoraggio con particolare riferimento alla direzione dei lavori.

il testo della Circolare AIPA:

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Circolare 28 dicembre 2001, n. AIPA/CR/38

Art. 13, comma 2, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 – Monitoraggio dei contratti di grande rilievo per la progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa dei sistemi informativi automatizzati.

Ai responsabili dei sistemi informativi automatizzati delle Amministrazioni destinatarie del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 e, p. c. Alla Presidenza del Consiglio dei ministri

– Dipartimento della funzione pubblica

– Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie

Al Consiglio di Stato

All’Avvocatura generale dello Stato

Alla Ragioneria generale dello Stato

Alla Corte dei conti

1. Premessa

L’articolo 13, comma 2, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 prevede il monitoraggio dei contratti per la progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa di sistemi informativi automatizzati, determinati come “contratti di grande rilievo”, e la possibilità da parte delle Amministrazioni di affidarne l’esecuzione a società specializzate, fra le quali quelle incluse in un apposito elenco predisposto dall’Autorità, a condizione che non risultino collegate con le imprese parte dei contratti, ai sensi dell’articolo 7 della legge 10 ottobre 1990, n. 287.

I risultati dei monitoraggi fin qui effettuati hanno messo in luce un generale sottodimensionamento delle strutture di governo delle Amministrazioni e la forte carenza di risorse umane con specifica competenza.

Con la circolare presente, che sostituisce quella 5 agosto 1994, n. AIPA/CR/5, l’Autorità intende:

– precisare i compiti e le responsabilità riferiti all’azione di monitoraggio e alla verifica dei contratti informatici, dando evidenza alla funzione di direzione dei lavori;

– consentire il monitoraggio riguardo all’intero ciclo di vita della fornitura;

– ridefinire i contratti di grande rilievo;

– ridefinire le cause di incompatibilità per i monitori.

L’Autorità provvederà ad integrare in un testo unico sul monitoraggio e la verifica dei contratti informatici i contenuti di questa circolare e di quelle 12 febbraio 1998, n. AIPA/CR/16, e 13 marzo 1998, n. AIPA/CR/17. In attesa del testo unico le ultime due circolari rimangono in vigore per le parti non superate o emendate.

2. Definizioni

Ai fini dell’applicazione della presente circolare, si intende per:

Amministrazioni, le Amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e gli enti pubblici non economici nazionali destinatari del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 (art. 1, comma 1); Servizi ict, i servizi di information and communication technology, basati su tecnologie informatiche, non destinati alla produzione di beni materiali o immateriali, che vengono forniti per risolvere le esigenze di un committente relativamente alla progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa di sistemi informativi automatizzati;

Contratti di grande rilievo, i contratti che:

– abbiano un valore, al netto di IVA, superiore a 25 (venticinque) milioni di Euro, ovvero, in caso di contratti con validità pluriennale, superiore a 5 (cinque) milioni di Euro in media ogni anno e che, in entrambi i casi, prevedano una percentuale del valore uguale o superiore al 60% a copertura dell’erogazione di servizi ict e/o di attività di sviluppo software;

– si riferiscano a servizi che interessino la sicurezza dello Stato, la difesa nazionale, l’ordine e la sicurezza pubblica, lo svolgimento di consultazioni elettorali nazionali ed europee, ai sensi dell’art. 16, comma 1, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, indipendentemente dalle dimensioni economiche sopra indicate;

– abbiano un rilevante impatto sotto il profilo organizzativo o dei benefici che si prefiggono di conseguire, indipendentemente dalle dimensioni economiche sopra indicate. A questo fine, l’Autorità si riserva una valutazione di merito del progetto, in sede di richiesta di parere sullo schema di contratto, ex art. 8 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39;

Monitori interni all’Amministrazione, i gruppi di monitoraggio interni alle Amministrazioni, qualificati dall’Autorità ad operare sui contratti informatici di pertinenza, sulla base dei criteri indicati nella circolare 13 marzo 1998, n. AIPA/CR/17, come modificati dalla presente;

Monitori esterni all’Amministrazione, le società specializzate, fra le quali quelle qualificate dall’Autorità sulla base dei criteri indicati nella circolare 12 febbraio 1998, n. AIPA/CR/16, come modificati dalla presente, ai sensi dell’art. 13, comma 2, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39; Contratti di monitoraggio, i contratti che affidano ad un monitore esterno un insieme di attività a sostegno dell’azione dell’Amministrazione relativamente ad un contratto per la progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa di sistemi informativi automatizzati.

3. Attività di monitoraggio dei contratti informatici

Il monitoraggio dei contratti informatici si articola in diverse azioni, specifiche di ogni fase del ciclo di vita della fornitura. Esse sostengono il responsabile dei sistemi informativi automatizzati, e in generale l’Amministrazione, nella valutazione dell’impatto economico ed organizzativo, nel controllo dell’avanzamento dei progetti e nell’accertamento dei livelli di servizio e comprendono i seguenti cinque gruppi di attività:

1) realizzazione dello studio di fattibilità, per i cui obiettivi, contenuti e modalità si rimanda inoltre alle “Linee guida per la realizzazione di studi di fattibilità”, pubblicate dall’Autorità sul supplemento al n. 3 del 1997 del bollettino “Informazioni”, disponibile sul sito www.aipa.it.

Questa attività comprende:

1.a) analisi del contesto normativo, organizzativo e tecnologico nel quale il contratto si inserisce;

1.b) progetto di massima della soluzione, articolato in:

– analisi organizzativa dei processi dell’Amministrazione sottoposti ad automazione o reingegnerizzazione, volta a valutare in particolare l’impatto sulle componenti non informatiche (normativa, flussi, organizzazione, personale, logistica);

– individuazione dei servizi ict e dei loro obiettivi, specifiche generali e requisiti;

– individuazione delle acquisizioni e realizzazioni di beni hardware e software da effettuare;

– piano di massima del progetto che individua:

· struttura organizzativa, compiti e responsabilità; quantità e tipologia delle risorse da predisporre;

· programmazione temporale delle attività di realizzazione, piano dei rilasci e dei controlli che dovranno essere svolti nel corso del contratto;

· modalità di gestione e controllo delle variazioni in corso d’opera;

– piano di massima della qualità che identifica i contenuti e le attività di controllo della qualità dei prodotti e servizi da richiedere al fornitore in fase di predisposizione dell’offerta, ai sensi dell’art. 7 della deliberazione dell’Autorità 9 novembre 2000, n. 49;

1.c) analisi del rischio dell’iniziativa, conseguente a:

– dimensioni del contratto e complessità gestionale;

– incertezza o variabilità dei requisiti, con specifica attenzione alle esigenze di sicurezza;

– contenuto innovativo delle tecnologie;

1.d) analisi costi/benefici, effettuata ex-ante e in particolare:

– individuazione e descrizione delle metriche e dei valori attesi per i benefici;

– stima delle principali voci di costo per quanto concerne sviluppo, esercizio, manutenzione, dismissione dei sistemi;

– correlazione tra obiettivi contrattuali, benefici attesi e investimenti necessari;

1.e) analisi economico-finanziaria, orientata alla predisposizione dei documenti per l’accesso a possibili fonti di finanziamento o cofinanziamento, costituite da programmi e fondi nazionali o comunitari;

1.f) strategia di acquisizione più conveniente in relazione a:

– oggetto della fornitura (concernente soltanto servizi ict o anche altri servizi inerenti la missione dell’Amministrazione);

– ampiezza del mandato che si intende conferire al fornitore, caratterizzato sia dalla scelta tra fare e acquistare, sia dal livello di competitività del mercato al quale ci si rivolge;

1.g) criteri per il governo del contratto relativamente a piano di progetto, direzione lavori, varianti in corso d’opera, livelli di servizio e piano di qualità;

2) redazione degli atti di gara, o dello schema di contratto nel caso di ricorso alla trattativa privata, propedeutici alla richiesta di parere obbligatorio ai sensi dell’art. 8, comma 1, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39. Gli atti comprendono l’identificazione dei requisiti tecnici essenziali, dei criteri per la selezione del fornitore, dei criteri per la valutazione delle offerte;

3) direzione dei lavori, che comprende le funzioni di:

3.a) gestione delle attività da parte del fornitore e dell’Amministrazione e in particolare:

– verifica della disponibilità della documentazione necessaria e della pianificazione di dettaglio;

– consuntivazione delle attività, verifica dell’effettiva erogazione di servizi e della consegna di prodotti e della corrispondente documentazione riferita a pianificazione, progettazione, installazione, gestione, utilizzo;

– valutazione dello stato di avanzamento dei lavori e analisi degli scostamenti tra pianificato e consuntivato relativamente a obiettivi, tempi, costi e utilizzazione di risorse;

3.b) gestione delle eventuali varianti in corso d’opera che comprende:

– identificazione delle cause, endogene ed esogene al contratto, che rendano le varianti necessarie;

– valutazione tecnica ed economica delle varianti;

– revisione dei documenti contrattuali a seguito dell’accettazione delle varianti da parte dell’Amministrazione;

3.c) monitoraggio degli adempimenti e dei livelli di qualità contrattualmente previsti, effettuato mediante:

– verifica dell’accuratezza e della validità delle misure prodotte dal fornitore, mediante esame dei processi di misura messi in atto e/o attraverso l’esecuzione, a campione, di parte delle misure già effettuate dal fornitore stesso;

– verifica del rispetto dei valori di soglia dei livelli di servizio, operata accedendo al sistema di misura predisposto dal fornitore. Rimangono esclusi i sistemi software di supporto alle misure di esclusiva competenza del fornitore;

– rappresentazione ed interpretazione delle misurazioni effettuate, per seguire l’evoluzione dei fenomeni;

– valutazione della soddisfazione degli utenti finali interni all’Amministrazione relativamente a beni e servizi contrattualmente dovuti. Rimangono escluse le attività di rilevazione rivolte a cittadini, imprese e altri soggetti finali per la valutazione dei servizi ricevuti dalle Amministrazioni;

3.d) gestione delle eventuali non conformità rispetto alle prestazioni previste nel contratto (costi, tempi, quantità e qualità di prodotti e servizi) attraverso:

– identificazione delle cause della non conformità, che può richiedere l’accesso ai processi produttivi messi in atto dal fornitore e l’esame delle registrazioni di qualità che documentano la loro esecuzione;

– identificazione degli interventi, da parte dell’Amministrazione e/o del fornitore, ritenuti opportuni per sanare la non conformità, controllo della loro attuazione e verifica degli esiti;

4) assistenza al collaudo di beni e servizi ict, effettuata sostenendo la commissione di collaudo nella scelta dei campioni da sottoporre a verifica, nella misurazione e nella verifica della conformità delle caratteristiche e dei risultati ai requisiti contrattuali;

5) realizzazione del piano di continuità ed emergenza il quale, a partire dall’analisi del rischio, identifichi le azioni di carattere normativo, organizzativo e tecnologico volte a contenerne gli effetti, assicurando l’erogazione dei servizi dell’Amministrazione in caso di indisponibilità o malfunzionamento dei sistemi informativi automatizzati.

4. Attività di verifica ex post dei contratti informatici

La verifica dei contratti informatici va effettuata dopo che la fornitura sia stata eseguita;

eventualmente al termine di sue fasi significative. L’attività di verifica è effettuata con particolare riguardo ai costi ed ai benefici dei sistemi informativi automatizzati, mediante l’adozione di metriche di valutazione dell’efficacia, dell’efficienza e della qualità. Essa sostiene il responsabile dei sistemi informativi automatizzati nella valutazione dei risultati ottenuti mediante:

1) comparazione tra l’analisi costi/benefici effettuata ex ante ed ex post, da condurre la prima con riferimento ai contenuti dello studio di fattibilità, la seconda utilizzando lo stesso modello relativamente ai dati di consuntivo derivanti dalle attività di direzione dei lavori e di accertamento dei livelli di servizio e da indagini sulla soddisfazione dell’utenza interna;

2) analisi della relazione tra beni e servizi ict ricevuti dal fornitore, altre risorse impiegate e risultati ottenuti in termini di effetti su cittadini, imprese, dipendenti, altre Amministrazioni;

3) analisi delle cause che abbiano eventualmente limitato o impedito il raggiungimento degli obiettivi dell’Amministrazione e/o la corretta esecuzione del contratto.

5. Ambito di applicazione delle attività di monitoraggio e verifica dei contratti informatici.

Per i contratti di grande rilievo le Amministrazioni sono tenute ad affidare ad un monitore, nel rispetto delle disposizioni della presente circolare e di quelle richiamate in precedenza, per le parti non superate o emendate, le attività di monitoraggio relative a realizzazione dello studio di fattibilità, redazione degli atti di gara, direzione dei lavori. Anche i contratti non di grande rilievo possono essere sottoposti a monitoraggio; in tal caso le Amministrazioni sono tenute al rispetto delle stesse disposizioni, per le parti applicabili.

Alle attività di monitoraggio indicate in precedenza possono aggiungersi quelle relative all’assistenza al collaudo e alla realizzazione del piano di continuità ed emergenza. Anche esse possono essere affidate ad un monitore nel rispetto delle disposizioni della presente circolare e di quelle richiamate in precedenza, per le parti non superate o emendate.

È preferibile affidare allo stesso monitore il maggior numero di attività di monitoraggio; è comunque auspicabile che almeno le prime tre (studio di fattibilità, redazione degli atti di gara, direzione dei lavori) siano affidate allo stesso monitore.

Dopo il completamento dei contratti di grande rilievo e comunque prima dell’eventuale rinnovo del contratto alla medesima impresa contraente, le Amministrazioni sono tenute ad affidare a un monitore, nel rispetto delle disposizioni della presente circolare e di quelle richiamate in precedenza, per le parti non superate o emendate, la verifica ex post dei risultati conseguiti.

Possono essere sottoposti a verifica ex post anche i contratti non di grande rilievo; in tal caso le Amministrazioni sono tenute al rispetto delle stesse disposizioni, per le parti applicabili.

Le attività di monitoraggio e quelle di verifica ex post devono, in ogni caso, essere affidate a soggetti diversi, come più specificamente è detto ai punti 6 e 7.

6. Cause di incompatibilità per i monitori esterni

Rimangono invariate le disposizioni relative alla prima e terza fase del procedimento di qualificazione dei monitori esterni, dettate con la circolare 12 febbraio 1998, n. AIPA/CR/16. Vengono modificate, invece, le disposizioni relative alla seconda fase del procedimento relative alla verifica dell’insussistenza di cause di incompatibilità. Esse riguardano:

1) dichiarazione non veritiera: le dichiarazioni rese dalla società aspirante alla qualificazione sono contraddette, in tutto o in parte, da atti o fatti ufficialmente noti all’Autorità o all’Amministrazione attraverso convenzioni di concessione, documentazione per la partecipazione a gare, richieste di parere, contratti, atti esecutivi, documenti tecnici progettuali, eccetera;

2) legami di dipendenza non marginale con società operanti nel settore ict:

– la società aspirante alla qualificazione partecipa a società o consorzi interessati alla vendita di attività di sviluppo di sistemi informativi e/o all’erogazione di servizi ict e/o alla fornitura di prodotti hardware e/o software in misura superiore al 10% del capitale di ciascun soggetto partecipato;

– la società aspirante alla qualificazione è partecipata da società o consorzi interessati alla vendita di attività di sviluppo di sistemi informativi e/o all’erogazione di servizi ict e/o alla fornitura di prodotti hardware e/o software in misura superiore al 10% del proprio capitale;

– la società aspirante alla qualificazione è temporaneamente raggruppata (RTI o GEIE) o ha espresso la volontà di raggrupparsi con società interessate alla vendita di attività di sviluppo di sistemi informativi e/o all’erogazione di servizi ict e/o alla fornitura di prodotti hardware e/o software;

3) erogazione di servizi ict di ampia dimensione: la società aspirante alla qualificazione ha stipulato negli ultimi tre anni uno o più contratti per lo sviluppo di sistemi informativi e/o l’erogazione di servizi ict e/o la fornitura di prodotti hardware e/o software di importo complessivo, ovvero, in caso di contratti con validità pluriennale, di importo medio annuo, superiore al 5% dei corrispondenti valori soglia dei contratti di grande rilievo;

4) erogazione di servizi ict non marginale: la società aspirante alla qualificazione ha venduto negli ultimi tre anni attività di sviluppo di sistemi informativi e/o di erogazione di servizi ict per un importo, in uno qualsiasi dei tre anni, superiore al 15% di quello del corrispondente fatturato annuo, ambedue al netto di IVA;

5) vendita di prodotti ict non marginale: la società aspirante alla qualificazione ha venduto negli ultimi tre anni, direttamente o indirettamente, prodotti hardware e/o software per un importo, in uno qualsiasi dei tre anni, superiore al 15% di quello del corrispondente fatturato annuo, ambedue al netto di IVA. La verifica della sussistenza di cause di incompatibilità si effettua sulla base del formato QSM/II riprodotto nell’appendice I.

Nel caso di società già iscritta nell’elenco dei monitori, la revoca della qualificazione per una qualsiasi delle cause indicate è effettuata con provvedimento motivato dell’Autorità. La società non potrà presentare nuova domanda di ammissione o riammissione se non siano trascorsi almeno sei mesi dalla comunicazione della delibera dell’Autorità relativa alla mancata qualificazione o revoca della stessa. La qualificazione abilita il monitore all’esecuzione di attività sia di monitoraggio, sia di verifica ex post. Tuttavia, queste ultime devono essere affidate a un monitore diverso da quello al quale siano state affidate le attività di monitoraggio.

7. Cause di incompatibilità per i monitori interni

In considerazione del contenuto dell’attività di monitoraggio illustrato al precedente punto 3, i monitori, nel caso di soluzione interna all’Amministrazione, dovrebbero essere preferibilmente collocati nell’ambito dell’ufficio del responsabile dei servizi informativi automatizzati. Di conseguenza, questa collocazione non rappresenta causa di incompatibilità. I monitori interni che svolgono attività di verifica ex post devono operare in condizioni di indipendenza dal responsabile dei sistemi informativi automatizzati.

8. Elenco dei monitori

L’elenco pubblico delle società specializzate alle quali affidare le attività di monitoraggio o verifica ex post dei contratti per la progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa di sistemi informativi automatizzati viene predisposto dall’Autorità secondo quanto previsto dall’art. 13, comma 2, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39. L’elenco contiene, per ogni monitore esterno qualificato, le seguenti informazioni:

– ragione o denominazione sociale;

– sede legale;

– nominativo del rappresentante legale;

– data di scadenza della qualificazione;

– indirizzo internet (se disponibile).

L’elenco pubblico delle strutture interne preposte alle attività di monitoraggio o verifica ex post costituite in seno alle Amministrazioni contiene, per ciascuna di esse, le seguenti informazioni:

– denominazione dell’Amministrazione;

– data di scadenza della qualificazione;

– indirizzo internet (se disponibile).

Gli elenchi vengono resi disponibili in due separate unità informative sottoscritte digitalmente dall’Autorità, rispettivamente per i monitori interni e esterni. Ciascuno degli elenchi è strutturato in un file in formato rich text format, non compresso. La verifica della firma dell’Autorità e l’estrazione degli elenchi firmati possono essere effettuate con qualsiasi software in grado di elaborare file firmati in modo conforme alla circolare 19 giugno 2000, n. AIPA/CR/24. In ogni caso, viene reso disponibile sul sito dell’Autorità un apposito software denominato “verifica e salva”.

9. Affidamento delle attività di monitoraggio e verifica ex post ad un monitore

Per le attività di monitoraggio e verifica ex post l’Amministrazione può utilizzare un monitore interno, qualificato ai sensi della circolare 13 marzo 1998, n. AIPA/CR/17, così come modificata dalla presente. Il monitore interno può operare esclusivamente su contratti afferenti all’Amministrazione di appartenenza. Un monitore interno al quale sia stata negata o revocata la qualificazione da parte dell’Autorità non può essere impegnato in attività di monitoraggio o verifica.

L’aggiudicazione di un contratto di monitoraggio ad un monitore esterno avviene, di regola, in base ad una procedura concorsuale, salvo i casi in cui sia possibile ricorrere alla trattativa privata. In considerazione della dimensione economica dei contratti di grande rilievo, il valore economico supera generalmente la soglia di rilievo comunitario. Il meccanismo di aggiudicazione da applicare è quello dell’offerta economicamente più vantaggiosa, conformemente al decreto legislativo 17 marzo 1995, n.157, e successive modificazioni.

È utile che la procedura concorsuale preveda che:

– siano effettuati due incontri con le società concorrenti:

· il primo per fornire collettivamente le informazioni eventualmente richieste sul contratto oggetto dell’azione di monitoraggio;

· il secondo per comunicare la valutazione espressa relativamente alle capacità tecniche e, successivamente, procedere all’apertura delle buste contenenti le offerte economiche;

– la durata del contratto di monitoraggio sia collegata alla durata del contratto informatico per il quale è prevista l’attività di direzione dei lavori o, nel caso di realizzazione di studi di fattibilità o di verifiche ex post, al tempo necessario per lo svolgimento delle prestazioni richieste;

– la società concorrente abbia realizzato un fatturato complessivo nell’ultimo triennio uguale o superiore al doppio dell’importo a base d’asta;

– la società concorrente abbia realizzato un fatturato annuo medio, riferito all’ultimo triennio e attribuibile ad attività di monitoraggio, maggiore dell’importo a base d’asta diviso per la durata in anni del contratto da appaltare;

– la società mandataria, nel caso di raggruppamenti temporanei di impresa, soddisfi da sola il 40% dei limiti previsti per il fatturato;

– la società concorrente non possa ricorrere al subappalto;

– la società concorrente possa ricorrere a consulenti esterni per una percentuale dell’impegno complessivamente previsto inferiore ad un limite fissato;

– la società concorrente impieghi meno di due persone fisiche per ogni anno-persona di impegno complessivamente previsto;

– la società concorrente pratichi una tariffa media per giorno-persona non inferiore ad un valore minimo, fissato in relazione alla competenza richiesta;

– la società concorrente indichi nell’offerta in maniera dettagliata:

· i criteri e le metodologie che intende applicare, con particolare riferimento alla documentazione;

· le risorse professionali che intende utilizzare, con riferimento ad anzianità lavorativa, formazione, ruoli ricoperti, progetti e clienti per i quali esse abbiano operato, allegando eventualmente, se richiesto, i curricula;

· un piano di progetto che definisca e pianifichi la quantità e la qualità delle risorse professionali da impiegare per le diverse attività previste.

Il possesso della certificazione EN ISO 9000 da parte della società concorrente non deve essere considerato requisito necessario. Alla procedura concorsuale possono chiedere di partecipare società già iscritte nell’elenco e società non ancora qualificate.

L’eventuale aggiudicazione di un contratto di monitoraggio ad una società non qualificata non comporta l’iscrizione nell’elenco delle società qualificate. Gli atti di gara devono conformarsi alla metodologia di qualificazione di cui alla circolare 12 febbraio 1998, n. AIPA/CR/16, come modificata dalla presente, in modo da consentire, nei confronti delle società non qualificate, analisi equivalenti a quelle svolte dall’Autorità per i monitori esterni qualificati.

Le società qualificate sono esonerate dal produrre, tra i documenti di gara richiesti, quelli volti a dimostrare il soddisfacimento dei criteri di qualificazione. Conseguentemente, non si deve procedere alla loro valutazione. Il bando di gara e/o la lettera di invito devono:

– richiedere l’iscrizione nell’elenco delle società qualificate o, in alternativa, la presentazione dei documenti I.A, I.B, I.C, I.D, I.E, I.F di cui all’art. 2.1 della circolare 12 febbraio 1998, n. AIPA/CR/16. La mancanza anche di un solo documento tra quelli richiesti comporta l’esclusione dalla gara;

– prevedere l’esclusione dalla gara per le società alle quali l’Autorità abbia rifiutato o revocato la qualificazione, salvo che nel frattempo siano venute a cessare le cause che avevano determinato il rifiuto o la revoca della qualificazione o siano trascorsi almeno sei mesi dal provvedimento dell’Autorità, prevedendo altresì, in quest’ultimo caso, la verifica da parte dell’Amministrazione dell’adeguatezza della capacità tecnica e dell’insussistenza di cause di incompatibilità;

– prevedere l’esclusione dalla gara per le società che non dichiarino la insussistenza nei loro confronti delle cause di incompatibilità descritte al punto 6. Il requisito della compatibilità è ritenuto soddisfatto per le società qualificate;

– prevedere l’esclusione dalla gara per le società che non dimostrino di possedere capacità tecnica adeguata ai sensi dell’art. 2.3 della circolare 12 febbraio 1998, n. AIPA/CR/16. Le società qualificate si ritengono dotate di capacità tecnica adeguata.

10. Disposizioni da inserire nel contratto di fornitura rispetto al quale viene effettuata l’attività di monitoraggio ed in particolare di direzione dei lavori

Nel capitolato tecnico o nello schema di contratto deve essere esplicitamente prevista l’azione di monitoraggio e direzione dei lavori del contratto stesso ed in particolare devono essere indicati per il fornitore i seguenti obblighi:

– designazione di un responsabile del contratto per la gestione dei rapporti con il direttore dei lavori;

– tempestiva trasmissione al direttore dei lavori, in formato elettronico se disponibile, della documentazione di riscontro prevista dal contratto e della documentazione aggiuntiva per eventuali chiarimenti richiesti;

– garanzia del reperimento e consultazione da parte del direttore dei lavori, o di un suo incaricato, della documentazione contrattualmente prevista, mediante l’accesso ai sistemi di gestione della documentazione e della configurazione e al sistema della qualità, predisposti dal fornitore;

– disponibilità a sottoporre l’esecuzione della fornitura a verifiche mirate, o verifiche di seconda parte, volte a controllare l’applicazione e il rispetto dei requisiti contrattuali, nonché l’effettiva applicazione e l’utilizzo dell’impianto produttivo richiesto, così come previsto dall’art. 8 della deliberazione dell’Autorità 9 novembre 2000, n. 49;

– partecipazione con proprio personale a riunioni periodiche per l’esame congiunto dell’andamento delle attività;

– accesso del direttore dei lavori, o di un suo incaricato, agli uffici e impianti in cui vengono svolte le attività regolate dal contratto, per lo svolgimento delle verifiche necessarie.

La verifica ex post si avvale della documentazione prodotta ai fini dell’attività di monitoraggio.

11. Responsabilità dell’Amministrazione relativamente alle attività di monitoraggio e verifica.

L’Amministrazione rimane responsabile in ogni caso delle seguenti attività:

– approvazione dei documenti redatti dal fornitore e dal monitore in materia di pianificazione, consuntivazione, avvenuta consegna e collaudo di beni e servizi ict;

– liquidazione e pagamento delle fatture e applicazione di eventuali penali al fornitore;

– approvazione di eventuali varianti in corso d’opera;

– raggiungimento degli obiettivi contrattualmente previsti e azioni conseguenti in caso di mancata attuazione;

– risultati conseguiti riguardo al funzionamento dell’Amministrazione e all’erogazione dei servizi previsti a cittadini, imprese, propri dipendenti e altre Amministrazioni.

12. Rapporti del monitore con l’Amministrazione

Il monitore stabilisce con l’Amministrazione i rapporti necessari all’attività di monitoraggio o verifica ex post, in particolare con il responsabile dei sistemi informativi automatizzati, il responsabile degli acquisti, gli utenti finali, eventualmente attraverso loro referenti, il referente indicato dal fornitore.

Egli riceve:

– rendicontazioni periodiche, con cadenza stabilita, sullo stato di avanzamento dei lavori, sui livelli di servizio, sul rispetto dei vincoli contrattuali, sull’autorizzazione al pagamento di fatture al fornitore, sull’applicazione di eventuali penali;

– comunicazioni in merito all’esecuzione di specifiche attività;

– segnalazioni riguardo a eventuali problemi e proposte di soluzione.

Il monitore trasmette al dirigente responsabile per i sistemi informativi automatizzati, per le valutazioni di competenza e l’avvio delle azioni ritenute necessarie, la documentazione relativa alle attività di monitoraggio o verifica ex post dei contratti informatici.

13. Rapporti dovuti all’Autorità

Il dirigente responsabile per i sistemi informativi automatizzati è tenuto a informare l’Autorità sullo stato di avanzamento delle attività concernenti i contratti di grande rilievo e sull’andamento dei relativi contratti di monitoraggio.

Per ciascun contratto di grande rilievo fornisce:

– con cadenza semestrale, a decorrere dalla data di stipulazione del contratto o di avvio dell’attività, un rapporto periodico sull’andamento, redatto dal monitore incaricato dell’attività di direzione dei lavori, unitamente ad una propria valutazione sull’attività stessa;

– entro sei mesi dal completamento del contratto o di suoi rilevanti obiettivi, un rapporto sui risultati ottenuti, redatto dal monitore incaricato dell’attività di verifica ex-post del contratto, unitamente ad una propria valutazione sull’attività stessa.

Il rapporto sull’andamento del contratto ha l’obiettivo di:

– consuntivare lo stato ad una certa data;

– dare conto dell’azione di governo svolta, sulla base di indicatori pertinenti di efficienza ed efficacia;

– fornire informazioni di sintesi idonee a comparare il contratto con altri confrontabili.

Il rapporto sui risultati ottenuti ha l’obiettivo di:

– esporre i costi sopportati e i benefici ottenuti;

– mostrare eventuali criticità e rischi;

– suggerire idonee azioni di contenimento dei rischi e interventi orientati alla riduzione dei costi e/o all’aumento dei benefici.

Nel sito dell’Autorità sono suggeriti la struttura, i contenuti e le dimensioni dei rapporti sull’andamento del contratto e rispettivamente sui risultati ottenuti. I rapporti devono conformarsi quanto più possibile a tali formati. I rapporti sull’andamento del contratto devono essere trasmessi entro 20 giorni dalla fine del semestre di riferimento all’indirizzo di posta elettronica:

monitoraggio.contratti@aipa.it.

Se l’invio per posta elettronica non è possibile, i rapporti, memorizzati su dischetto o cd-rom, devono essere recapitati all’Autorità al seguente indirizzo: Via Isonzo, 21 b – 00198 Roma. I rapporti devono comunque essere elaborabili nei formati elettronici supportati dalle più comuni piattaforme di produttività individuale su personal computer.

14. Monitoraggio dei contratti di grande rilievo effettuato dall’Autorità

Sulla base dei rapporti periodici di cui al punto 13, l’Autorità supervisiona il monitoraggio dei contratti di grande rilievo. Sono previste due modalità di intervento:

– l’espressione di una valutazione sull’esecuzione del contratto, da produrre entro 30 giorni dalla ricezione del rapporto sul suo andamento, che si traduca eventualmente in raccomandazioni per l’Amministrazione, aventi lo scopo di agevolare il raggiungimento degli obiettivi contrattuali;

– l’attuazione estemporanea, d’intesa con l’Amministrazione interessata, di una verifica sull’esecuzione del contratto con particolare riguardo ai costi sostenuti e ai risultati e benefici conseguiti.

L’Autorità si riserva di effettuare verifiche sull’esecuzione del contratto nel caso in cui proprie valutazioni, o segnalazioni dell’Amministrazione, del monitore, del fornitore o di terze parti, mettessero in luce:

– l’esistenza di un contenzioso tra le parti interessate, Amministrazione, fornitore, monitore;

– l’inadeguata esecuzione del contratto e una situazione di rischio per il conseguimento degli obiettivi contrattuali;

– l’inadeguata direzione dei lavori;

– l’esistenza di problemi derivanti dalla fornitura dei servizi ict riguardo al funzionamento dell’Amministrazione o all’erogazione dei servizi automatizzati.

Per effettuare le verifiche l’Autorità può:

– utilizzare, ad integrazione delle proprie risorse professionali, uno o più monitori esterni, diversi da quello incaricato dell’attività di direzione dei lavori o di verifica ex post del contratto;

– richiedere all’Amministrazione, al monitore e al fornitore documentazione di dettaglio ad integrazione di quella già in suo possesso;

– utilizzare lo strumento delle verifiche mirate, o verifiche di seconda parte, volte a controllare l’applicazione e il rispetto dei requisiti contrattuali, nonché l’effettiva applicazione ed utilizzo dell’impianto produttivo richiesto per l’attuazione del contratto, come previsto dall’art. 8 della deliberazione dell’Autorità 9 novembre 2000, n. 49.

15. Norme transitorie

Le disposizioni della presente circolare non si applicano ai contratti e alle gare per l’appalto di contratti di monitoraggio rispettivamente stipulati e bandite prima della data di pubblicazione sulla Gazzetta ufficiale.

16. Appendici

L’appendice I è parte integrante della presente circolare.

(Il Presidente: Zuliani)

—————————-

Appendice I – Modulo QSM/II – Verifica della compatibilità con attività di monitoraggio.

Il seguente modulo sostituisce quello con la stessa denominazione riportato nell’appendice I della circolare 12 febbraio 1998, n. AIPA/CR/16. Mod. QSM/II – Verifica della compatibilità con attività di monitoraggio.

Criteri di esclusione

1 Dichiarazione non veritiera

Le dichiarazioni rese dalla società aspirante alla qualificazione sono contraddette, in tutto o in parte, da atti o fatti ufficialmente noti all’Autorità o all’Amministrazione?

2 Legami di dipendenza non marginali con società operanti nel settore ict

La società aspirante alla qualificazione partecipa a società o consorzi interessati alla vendita di attività di sviluppo di sistemi informativi e/o all’erogazione di servizi ict e/o alla fornitura di prodotti hardware e/o software in misura superiore al 10% del capitale di ciascun soggetto partecipato?

La società aspirante alla qualificazione è partecipata da società o consorzi interessati alla vendita di attività di sviluppo di sistemi informativi e/o all’ erogazione di servizi ict e/o alla fornitura di prodotti hardware e/o software in misura superiore al 10% del proprio capitale?

La società aspirante alla qualificazione è temporaneamente raggruppata (RTI o GEIE), o ha espresso la volontà di raggrupparsi con società interessate alla vendita di attività di sviluppo di sistemi informativi e/o all’erogazione di servizi ict e/o alla fornitura di prodotti hardware e/o software?

3 Erogazione di servizi ict di ampia dimensione

La società aspirante alla qualificazione ha stipulato negli ultimi tre anni uno o più contratti per lo sviluppo di sistemi informativi e/o l’erogazione di servizi ict e/o la fornitura di prodotti hardware e/o software di importo complessivo, ovvero, in caso di contratti con validità pluriennale, di importo medio annuo, superiore al 5% dei corrispondenti valori soglia dei contratti di grande rilievo?

4 Erogazione di servizi ict non marginale

La società aspirante alla qualificazione ha venduto negli ultimi tre anni attività di sviluppo di sistemi informativi e/o di erogazione di servizi ict per un importo, in uno qualsiasi dei tre anni, superiore al 15% di quello del corrispondente fatturato annuo, ambedue al netto di IVA?

5 Vendita di prodotti ict non marginale

La società aspirante alla qualificazione ha venduto negli ultimi tre anni, direttamente o indirettamente, prodotti hardware e/o software per un importo, in uno qualsiasi dei tre anni, superiore al 15% di quello del corrispondente fatturato annuo, ambedue al netto di IVA?

NOTE

I risultati dei monitoraggi fin qui effettuati hanno messo in luce un generale sottodimensionamento delle strutture di governo delle Amministrazioni e la forte carenza di risorse umane con specifica competenza. Con la circolare presente, che sostituisce quella 5 agosto 1994, n. AIPA/CR/5, l’Autorità intende:

– precisare i compiti e le responsabilità riferiti all’azione di monitoraggio e alla verifica dei contratti informatici, dando evidenza alla funzione di direzione dei lavori;

– consentire il monitoraggio riguardo all’intero ciclo di vita della fornitura;

– ridefinire i contratti di grande rilievo;

– ridefinire le cause di incompatibilità per i monitori.

L’Autorità provvederà ad integrare in un testo unico sul monitoraggio e la verifica dei contratti informatici i contenuti di questa circolare e di quelle 12 febbraio 1998, n. AIPA/CR/16, e 13 marzo 1998, n. AIPA/CR/17. In attesa del testo unico le ultime due circolari rimangono in vigore per le parti non superate o emendate.

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