La Circolare del Ministero della Giustizia sul diritto di accesso

 

Sta per essere pubblicato in Gazzetta Ufficiale il D.P.R. 12 aprile 2006 sulla
"Disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi", con cui si apportano
modifiche all’attuale regolamento sull’accesso agli atti (Dpr 27 giugno 1992
n. 352), rese necessarie dalla novella alla legge 241 del 1990, approvata con
la legge
15
del
2005.

Il nuovo regolamento sull’accesso, che ha già ricevuto il parere
favorevole del Consiglio di Stato
, aderisce ad una visione non formalistica
del rapporto cittadino/impresa-PA, laddove consente che l’istanza
di
accesso
possa
essere
presentata anche solo "verbalmente".

Il Ministero della Giustizia, tuttavia, con circolare
sul
"diritto
di accesso", pubblicata
sulla Gazzetta Ufficiale del 12 aprile, anticipa il nuovo regolamento ma, per
certi versi, appare aderire ad una visione più formalistica del diritto di accesso,
laddove ad esempio tiene a precisare che "la procura alle liti non
abilita
di
per
sè il
difensore a richiedere per conto dell’assistito l’accesso ai documenti di carattere
amministrativo
".

. . . .

Ministero della Giustizia

Circolare
8 marzo 2006

Misure organizzative sul diritto d’accesso

[pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 86 del 12 aprile 2006]

Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, concernente il procedimento amministrativo
ed il diritto di accesso ai documenti amministrativi, come modificata ed
integrata dalla legge 11 febbraio 2005, n. 15 e dal decreto-legge 14 marzo
2005, n. 35,
convertito, con modificazioni, dalla legge 14 maggio 2005, n. 80;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, riguardante
il regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio e dei casi
di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi;

Visto il decreto ministeriale 25 gennaio 1996, n. 115, pubblicato nella Gazzetta
Ufficiale dell’11 marzo 1996, n. 59, che ha adottato il «Regolamento
concernente le categorie di documenti formati o stabilmente detenuti dal Ministero
di grazia e giustizia e dagli organi periferici sottratti al diritto di accesso»;

Vista la circolare ministeriale del 10 marzo 1997, pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale del 19 marzo 1997, n. 65, contenente misure organizzative sul diritto
di accesso. Accesso ai documenti del Ministero di grazia e giustizia;

Visto il decreto legislativo del 22 luglio 1999, n. 261 di attuazione della
direttiva 97/67/CE concernente regole comuni per lo sviluppo del mercato interno
dei servizi postali comunitari e per il miglioramento della qualità del
servizio;

Riconosciuta l’opportunità di dettare le misure idonee a permettere
l’esercizio del diritto di accesso ai predetti documenti in linea con la normativa
attualmente vigente;

Dispone quanto segue:

1. Competenza a decidere sull’istanza di accesso.

La competenza a decidere sull’istanza di accesso spetta al responsabile dell’apposito
procedimento che, ai sensi dell’art. 4, comma 7, del decreto del Presidente
della Repubblica n. 352 del 1992, è il dirigente, o altro dipendente
da questo delegato, addetto all’unità organizzativa competente a formare
l’atto o a detenerlo stabilmente. Tale principio è applicabile anche
nel caso di atti infraprocedimentali.

2. Presentazione della domanda di accesso.

All’atto della presentazione della richiesta d’accesso, il richiedente deve
esibire un valido documento di identificazione.

Coloro i quali inoltrano la richiesta in rappresentanza di persone giuridiche
o di enti, nonchè i tutori e i curatori delle persone fisiche, devono
produrre, oltre al documento di identificazione personale, idoneo titolo che
attesti tale qualità.

Nel caso di rappresentanza di persone fisiche (a parte i casi di rappresentanza
legale dianzi indicati), il titolo di cui sopra consisterà in un atto
di delega dell’interessato con sottoscrizione autenticata a norma dell’art.
30 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. Per
l’accesso a documenti che concernano la sfera di riservatezza del delegante,
la delega deve essere specifica.

Le amministrazioni, le associazioni e i comitati portatori di interessi pubblici
o diffusi devono specificare con la richiesta di accesso l’interesse concreto
alla visione del documento.

La procura alle liti non abilita di per sè il difensore a richiedere
per conto dell’assistito l’accesso ai documenti di carattere amministrativo.

Le richieste non possono essere generiche ma devono consentire l’individuazione
del documento cui si vuole accedere. Esse possono, peraltro, riferirsi a più documenti,
ovvero a documenti giacenti presso organi del Ministero aventi sede diversa,
purchè gli atti riguardino il medesimo procedimento.

Le richieste di accesso possono essere informali o formali secondo il disposto
degli articoli 3 e 4 del decreto del Presidente della Repubblica n. 352 del
1992. Le richieste non formali possono essere verbali o scritte. Quelle formali
possono essere solo scritte.

Le richieste di accesso scritte, sia formali che informali, sono compilate
secondo il formulario di cui all’allegato 1 o altro analogo e vanno presentate
presso gli uffici competenti a formare l’atto ovvero a detenerlo stabilmente.
Esse vanno protocollate e su di esse va apposto il timbro attestante la data
di ricezione.

Sulla richiesta di accesso scritta sono annotati gli estremi della persona
che eventualmente accompagna l’interessato per la visione dei documenti.

Le richieste di accesso verbali sono annotate su un apposito registro.

L’invito alla presentazione di richiesta formale di accesso di cui all’art.
4, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n. 352 del 1992, è redatto
in calce al modulo della richiesta informale con indicazione della data e con
la sottoscrizione del responsabile dell’ufficio. L’interessato vi appone la
propria firma per presa visione. Se la richiesta è presentata verbalmente
l’invito alla presentazione di richiesta formale, redatto dal responsabile
del procedimento, deve essere contestualmente consegnato all’interessato o
comunicato allo stesso.

L’ufficio è tenuto a rilasciare ricevuta della avvenuta presentazione
della richiesta formale.

Le richieste formali di accesso di competenza di altre amministrazioni sono
trasmesse a queste ultime dandone comunicazione al richiedente.

Le richieste di accesso formale a mezzo del servizio postale devono essere
effettuate con raccomandata con avviso di ricevimento. La data di presentazione è quella
in cui l’istanza perviene all’ufficio competente e la ricevuta di ritorno equivale
a comunicazione della ricezione dell’istanza.

Per quanto concerne le richieste irregolari o incomplete si applica il comma
6 dell’art. 4 del decreto del Presidente della Repubblica n. 352 del 1992 in
base al quale l’amministrazione deve darne, entro dieci giorni, tempestiva
comunicazione al richiedente tramite raccomandata o altro mezzo idoneo ad accertare
la ricezione.

Il termine finale del procedimento è quello di cui al comma 5 del
citato art. 4 del decreto del Presidente della Repubblica n. 352 del 1992,
pari a trenta giorni decorrenti dalla data di presentazione o ricezione della
richiesta a norma dell’art. 25, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241;
tale termine resta, peraltro, sospeso nel caso di richiesta irregolare o incompleta
per il periodo compreso tra la comunicazione al richiedente e la regolarizzazione.

3. Accoglimento o rigetto dell’istanza.

La decisione sulla richiesta dell’accesso formale è comunicata dall’ufficio
competente. Si ricorda a tale proposito che, ai sensi dell’art. 5, comma 2,
del decreto del Presidente della Repubblica n. 352 del 1992, l’atto deve contenere
l’indicazione dell’ufficio, nonchè della sede presso cui rivolgersi,
e di un congruo periodo di tempo, comunque non inferiore a quindici giorni,
per prendere visione dei documenti o per ottenerne copia.

Trascorso il predetto periodo senza che il richiedente abbia preso visione
del documento, la pratica è archiviata e l’interessato deve presentare
una nuova richiesta di accesso.

Come stabilito dall’art. 7 del decreto del Presidente della Repubblica n.
352 del 1992, l’atto di rifiuto, limitazione o differimento, a norma dell’art.
24 della legge 7 agosto 1990, n. 241, dell’accesso richiesto in via formale
deve essere adeguatamente motivato.

In particolare deve contenere l’indicazione:
1. dell’ufficio che ha trattato la pratica di accesso;
2. del documento oggetto della richiesta;
3. dei motivi del rifiuto, della limitazione o del differimento;
4. dei termini per la presentazione del ricorso al tribunale amministrativo
regionale.

4. Modalità di esercizio dell’accesso.

L’Ufficio per le relazioni con il pubblico è competente a fornire
tutte informazioni sulle modalità di esercizio del diritto di accesso
e sui relativi costi. Le medesime funzioni sono svolte presso gli uffici periferici
dell’amministrazione dalle rispettive segreterie e presso gli uffici giudiziari
dalle cancellerie o dalle segreterie giudiziarie.

Rientra nelle funzioni degli uffici di cui sopra: indicare gli uffici dove
gli interessati possono accedere ai fini della presentazione della domanda
di accesso, della consultazione e dell’estrazione di copia dei documenti ovvero
dell’acquisizione di informazioni, nonchè indicare agli interessati
i luoghi di consultazione.

Presso gli uffici in questione, ed a loro cura, andranno predisposti, o comunque
individuati, appositi locali per la pubblicazione e la consultazione, salve
le norme sull’esclusione dall’accesso, delle seguenti categorie di documenti:
bandi e graduatorie di concorso, nomina delle commissioni di concorso, criteri
di valutazione degli organi collegiali, istituzione di corsi di formazione
professionale e di aggiornamento, indizione di seminari di studio, bandi di
gara, pubblicazioni di posti vacanti, pubblicazioni di trasferimenti, ordini
del giorno e verbali del consiglio di amministrazione, raccolte dei regolamenti
ministeriali e di circolari, graduatorie per il diritto allo studio, provvedimenti
di ammissione agli albi professionali, nonchè tutti gli atti a carattere
generale o rivolti a destinatari indeterminati.

I documenti in questione saranno immediatamente resi disponibili presso i
locali per la consultazione e ciascun ufficio predisporrà l’indice dei
documenti di propria competenza e ne curerà l’aggiornamento.

La visione del documento oggetto della richiesta di accesso, diverso da quelli
posti nei locali di consultazione di cui sopra, ha luogo presso l’ufficio che
lo ha formato o che lo detiene in forma stabile. Potranno anche destinarsi
locali idonei per un agevole esame dei documenti, curando tuttavia che vengano
adottate le opportune misure di vigilanza. Ove non sia possibile mettere il
documento a disposizione dell’interessato contestualmente all’accoglimento
della domanda di accesso, lo stesso è reso, comunque, disponibile in
un giorno che sia il più vicino possibile alla data di accoglimento
della domanda, tenendo conto del tipo di documento e del tempo occorrente,
nonchè della difficoltà per il suo reperimento, e, comunque,
non oltre il termine di trenta giorni dalla data di presentazione della domanda.

Nei casi di segretezza o di riservatezza di alcune informazioni, sono selezionate
le parti di cui deve essere assicurata la disponibilità. Della presa
visione è redatta apposita dichiarazione sottoscritta dall’interessato.

In caso di accesso a documenti mediante estrazione di copie ovvero a documenti
raccolti o conservati mediante strumenti informatici, l’accesso sarà consentito
esclusivamente con l’ausilio di personale dell’Amministrazione. Ove tecnicamente
possibile, copia dei dati informatizzati potrà essere rilasciata sugli
appositi supporti forniti dal richiedente. In tal caso la copia non può essere
rilasciata quale copia autentica.

Se il rilascio delle copie non avviene contestualmente all’accoglimento della
domanda di accesso, le medesime copie, predisposte dall’Amministrazione nel
termine di cui all’art. 4, comma 5, del decreto del Presidente della Repubblica
n. 352 del 1992, rimangono depositate presso l’ufficio competente per sessanta
giorni dal momento in cui l’accesso è consentito. Qualora non vengano
ritirate entro tale termine la pratica è archiviata ed il richiedente
deve presentare una nuova richiesta di accesso.

In ogni caso la consegna di copia del documento al richiedente deve essere
attestata da dichiarazione per ricevuta sottoscritta da quest’ultimo.

Se l’interessato chiede di ricevere tramite servizio postale le fotocopie
dei documenti richiesti, queste sono trasmesse, all’indirizzo indicato nella
richiesta, previo versamento da parte del destinatario dell’importo dovuto
per la trasmissione, calcolato dall’Ufficio sulla base dell’esame della richiesta,
da corrispondersi mediante versamento su conto entrate dello Stato, da effettuarsi
con le seguenti modalità: versamento sul capo XI del Ministero della
giustizia, capitolo 3530 «entrate eventuali e diverse concernenti il
Ministero della giustizia», Centro di Responsabilità (C.D.R.) «Organizzazione
giudiziaria del personale e dei servizi», U.P.B. 10.2.1 direttamente
presso la Tesoreria provinciale dello Stato ovvero attraverso opportuno bollettino
di c/c postale intestato alla sezione di Tesoreria provinciale dello Stato
territorialmente competente, all’uopo indicando la causale del versamento.
La quietanza o la ricevuta di versamento deve essere inviata all’ufficio competente
1.

Nel caso di documenti contenenti, in parte, informazioni segrete o non accessibili
all’interessato, possono essere rilasciate copie parziali dei documenti stessi.
Tali copie, ove possibile, devono comprendere la prima e l’ultima pagina del
documento e le pagine omesse devono essere indicate.

5. Rimborso delle spese ed imposta di bollo per il rilascio delle copie.

Il rilascio di copia dei documenti è subordinato al pagamento del
costo di riproduzione secondo quando disposto dalle delibere del consiglio
di amministrazione di questo Ministero del 24 giugno 1994 e del consiglio di
amministrazione degli archivi notarili dell’8 novembre 1994 e in conformità alla
nota della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 19 marzo 1993, prot. n.
UCA/27720/928/46, all’importo fisso di euro 0,52 per il rilascio da una a due
copie, di euro 1,04 da tre a quattro copie e così di seguito. Le somme
dovute vengono corrisposte mediante applicazione di marche da bollo su ogni
facciata da annullarsi con il datario a cura dell’ufficio ricevente.

La tariffa può essere annualmente modificata dai suddetti consigli
di amministrazione in base al costo del servizio.

Nel caso in cui il rilascio di copia comporti l’uso di apparecchiature speciali
o una procedura di ricerca di particolare difficoltà ovvero richieda
formati specifici su carta speciale, la determinazione del corrispettivo è effettuata
dal Ministero, ferme restando le disposizioni vigenti in materia di bollo,
diritti di ricerca e di visura.

Qualora, infine, le fotocopie debbano essere rilasciate in forma autentica,
l’interessato è tenuto ad assolvere l’imposta di bollo mediante la presentazione
delle relative marche al momento della consegna dei documenti: l’ufficio ne
cura l’annullo con bollo e data.

1 Il presente comma è stato così modificato a seguito dell’entrata
in vigore del decreto legislativo n. 261 del 22 luglio 1999 di attuazione della
direttiva 97/67/CE concernente regole comuni per lo sviluppo del mercato interno
dei servizi postali comunitari e per il miglioramento della qualità del
servizio.

6. Archivi delle istanze di accesso.

Gli archivi di cui all’art. 11, comma 1, del decreto del Presidente della
Repubblica n. 352 del 1992, dovranno essere istituiti presso gli uffici destinatari
delle domande di accesso.

Le richieste di accesso sono catalogate sia cronologicamente che in riferimento
ai soggetti richiedenti e al procedimento cui si riferiscono e sono aggiornate
con le informazioni successive relative al caso.

Gli uffici già dotati di strumenti informatici provvedono ad adottare
mezzi idonei per salvaguardare le informazioni dalla distruzione e dalla divulgazione
non autorizzata.


. . . .

Allegato 1

Al Ministero della giustizia

Ufficio …………………………

Il sottoscritto:

cognome …. nome: …. data di nascita ……………………., residenza
…. recapito telefonico ……………………., documento d’identificazione…………………………..
amministrazione richiedente …., ufficio di appartenenza …., motivi della
richiesta …., indicazione dell’interesse alla visione (per i portatori di
interesse pubblici o diffusi) …. soggetto rappresentato e indicazione dei
poteri di rappresentanza ….; generalità dell’accompagnatore ed estremi
del documento di identificazione ….; documenti allegati a sostegno della
richiesta ….,

chiede:

1. di prendere visione;

2. di ottenere copia, dei seguenti documenti: …. ….
1. amministrazione …. autorità che ha emanato/detiene stabilmente
il documento (responsabile del procedimento) …. data del documento …. oggetto
del documento …. destinatario del documento ….;
2. amministrazione …. autorità che ha emanato/detiene stabilmente
il documento (responsabile del procedimento) …. data del documento …. oggetto
del documento …. destinatario del documento ….;

3. amministrazione …. autorità che ha emanato/detiene stabilmente
il documento (responsabile del procedimento) …. data del documento …. oggetto
del documento …. destinatario del documento …. Data, ….

Firma del richiedente ….